Voorbereiden op de AVG

In deze update word je nader ingelicht hoe je jouw bedrijf kunt voorbereiden op de nieuwe privacywet. Daarnaast word je op de hoogte gebracht van de documentatie die Interforce Networks BV beschikbaar heeft gesteld ter ondersteuning van jouw voorbereiding.

Voorbereiding op de AVG: waar te beginnen?
Op 25 mei 2018 moet je klaar zijn voor de AVG. Wellicht heb je al stappen ondernomen of wil je met de voorbereiding beginnen, maar heb je geen idee hoe je dit moet aanpakken. Wij helpen je graag op weg met de volgende handvatten.

Maak een verwerkingsregister
Krijg inzicht in de persoonsgegevens en welke verwerkingen plaatsvinden. Inventariseer welke persoonsgegevens in jouw organisatie aanwezig zijn en waarvoor de gegevens worden gebruikt. Maak een verwerkingsregister waarin de verwerkingen staan genoteerd.

In de ‘Mijn Interforce’ klantportal onder de sectie documenten \ extranet staat een model verwerkingsregister inclusief toelichting die je kunt gebruiken.

Gegevensstromen
Breng in kaart hoe de gegevensstromen lopen tussen de verschillende systemen. Geef aan of gegevens van en/of naar andere organisaties stromen. Maak hiervan een overzichtelijk schema (zoals een stroomdiagram).

Beleid persoonsgegevens
Stel beleid op over de omgang met persoonsgegevens. Omschrijf hoe jouw organisatie de privacy van betrokkenen waarborgt. Geef aan:
• hoe je ervoor zorgt dat de verwerkingen aan de regels van de AVG voldoen, met name aan de belangrijkste beginselen van gegevensverwerking.
• de privacyrisico’s voor betrokkenen die de verwerkingen met zich meebrengen en de maatregelen die jij hebt genomen om deze risico’s te beperken.
• de maatregelen die zijn genomen om de verwerkingen te beveiligen.
• hoe je de rechten van betrokkenen garandeert.
• hoe je waarborgt dat jouw medewerkers zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
• hoe je ervoor zorgt dat ook nieuwe verwerkingen conform de AVG zijn.

Verwerkingsovereenkomst
Maak afspraken met organisaties aan wie jouw bedrijf gegevensverwerkingen hebt uitbesteed. Neem de afspraken op in een verwerkingsovereenkomst of ook genoemd een bewerkersovereenkomst. Interforce heeft een model verwerkersovereenkomst beschikbaar gesteld, deze is te downloaden in ‘Mijn Interforce’.

Opzetten datalekprocedure
Zorg voor een datalekprocedure. Het is belangrijk om te weten welke stappen je moet zetten wanneer je een datalek constateert. Er is een model datalekkenprocedure beschikbaar in ‘Mijn Interforce’. Dit model betreft een hulpmiddel, gebruik hiervan is op eigen risico.

Privacyverklaring
Informeer jouw klanten en wijs op hun rechten. Leg in een privacyverklaring in eenvoudige taal uit welke persoonsgegevens jij verwerkt, waarom je ze verwerkt, welke bewaartermijnen je hanteert en met wie jij de gegevens deelt.

 

Toestemming
Vraag je toestemming aan de betrokkene voor een gegevensverwerking? Evalueer de manier waarop je toestemming vraagt, krijgt en registreert. Nieuw is dat jij moet kunnen aantonen dat je geldige toestemming van mensen hebt gekregen om hun persoonsgegevens te verwerken. Ook moet het voor mensen net zo makkelijk zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.

Vraag een verwerkersovereenkomst aan met Interforce
Officieel is het de verantwoording van u als klant om een verwerkersovereenkomst aan ons voor te leggen. Uit service oogpunt denken wij graag met u mee en hebben wij hier de concepten al klaar voor liggen. Middels dit formulier kunt u zich aanmelden voor het opmaken van een gratis verwerkersovereenkomst.

Inloggen Mijn Interforce
Heeft u nog geen account voor Mijn Interforce? Via deze link kunt u een account aanvragen.

Meer informatie over de AVG vind je op de website van de toezichthouder.

Heeft u specifieke vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Interforce? Stuur een e-mail naar onze data protectie officier op dpo@interforce.eu

Disclaimer
Aan de informatie uit het bovenstaande nieuwsbericht kunnen geen rechten worden ontleend. Alle vermelde tarieven zijn onder voorbehoud van tariefwijzigingen, typfouten, onjuistheden

error: Content is protected !!